关于做好2015年度归档工作的通知

各有关单位：

根据档案管理有关规定，为确保学校2015年度归档建档工作顺利完成，现将有关事宜通知如下：

一、文书类档案

1.归档单位：机关各部门。

2.归档内容 ：2014年度本单位产生的文件材料（包括正式文件一式两份、领导签发的原始稿一份）。

3.归档时间：请各有关单位于4月20日前按要求将归档材料连同目录（见附件1）送学校档案馆归档。

二、声像类档案

1.归档单位：机关各部门。

2.归档内容 ：2014年度有关学校重要活动、重要会议、重要事件等方面产生的照片、音像等载体材料（整理办法详见附件2）。

3.归档时间：请各有关单位于4月20日前按要求将归档材料送学校档案馆归档。

三、教学类档案

1.归档单位：教学主管部门、各学院。

2.归档内容 ：教务处主要负责本科生学习成绩总表、学籍卡、学位授予及毕业证书发放登记表以及有关教学的综合管理文件的归档。各学院负责毕业研究生学位材料的归档（整理办法详见附件3）。

3.归档时间：教学类教学综合管理文件于次年3月底前由各部门移交档案馆，本科生学习成绩总表、学籍卡、学位授予及毕业证书发放登记表、研究生学位材料按照学年度于当年9月30日前一次性归档。

四、财会类档案

1.归档单位：计划财务处、后勤管理处。

2.归档内容 ：产生的有关财务管理方面的规定、制度、报表以及当年应归档的账簿、财会凭证等材料。

3.归档时间：根据高校财会类档案工作规范，当年产生的财会档案在会计年度终了由财会部门暂时保管，期满后的次年1月5日集中移交档案馆归档。

五、基建类档案

1.归档单位：基建工程处。

2.归档内容 ：上一年度产生的有关基建项目的函件、报告以及已竣工验收完毕的工程项目等材料。

3.归档时间：基建项目档案在项目竣工验收后3个月内移交档案馆归档。

六、科技类档案

1.归档单位：科学技术发展研究院。

2.归档内容 ：2014年度有关科研管理的文件以及已结题的科研项目档案（从申请到成果鉴定验收）等相关材料。

3.归档时间：于4月10日前按要求将归档材料送学校档案馆。

七、出版类档案

1.归档单位：学报编辑部、《草原与草坪》编辑部。

2.归档内容 ：学校编辑出版的学报、杂志的出版物。

3.归档时间：于4月20日前按要求将归档材料送学校档案馆。

八、归档要求

1.各归档单位要认真对待归档工作，参照归档范围将各种载体的文件材料收集齐全、完整，避免重要文件材料遗漏缺失，并按时移交档案馆。

2.归档文件按照发文单位、发文时间先后依次有序排列。

3.移交档案时，提交档案移交目录的电子版（可在学校办公室网页下载），打印纸质版一式两份（手写或涂改无效），电子版发至danganguan@gsau.edu.cn,交接双方确认无误后签字盖章。

4.为适应档案信息化建设的需要，请各归档单位不要用订书针装订归档文件，采用钢夹或曲别针暂时捏合固定。

5.文件正文在前，签发稿在后。文件归档页码请用铅笔编写，单面印制文件页码编在当页的右上角，双面印制文件的后一页页码编在该页左上角。

 

附件：

1.甘肃农业大学档案移交目录

2.甘肃农业大学声像类档案归档细则

3.甘肃农业大学研究生学籍档案归档细则

 

 

甘肃农业大学办公室   

                              2015年3月23日